Consultas y Modificaciones en el Registro de Viajeros
La entrada en vigor del Real Decreto 933/2021 el 2 de diciembre de 2024 ha transformado completamente el proceso de registro de viajeros en España.
Esta guía detallada abordará los aspectos más relevantes sobre las modificaciones y consultas en el nuevo sistema SES.HOSPEDAJES.
Aspectos Fundamentales del Nuevo Registro de Viajeros
El nuevo sistema de registro de viajeros representa un cambio significativo en la gestión de datos de huéspedes, sustituyendo las antiguas plataformas de la Policía Nacional y la Guardia Civil. Esta digitalización completa del proceso busca mejorar la seguridad y el control de los alojamientos turísticos.
Obligatoriedad del Registro Telemático
Registro Digital Obligatorio
El sistema exige que todos los datos se registren de forma telemática en la plataforma SES.HOSPEDAJES. Aunque temporalmente se podría realizar un registro manual, es imperativo cargar la información en el sistema digital tan pronto se tenga acceso a internet.
Gestión de Reservas y Cancelaciones
Control de Modificaciones
La plataforma permite realizar un seguimiento completo de las reservas, incluyendo:
- Consulta de reservas canceladas
- Modificaciones en los datos de los huéspedes
- Seguimiento de cambios en las reservas
Casos Especiales en el Registro
Estancias de Larga Duración
Las estancias superiores a 30 días que no sean de carácter turístico están exentas del registro en SES.HOSPEDAJES. Esta distinción es fundamental para determinar qué reservas deben registrarse en el sistema.
Registro de Menores
Documentación Requerida
Para menores de 14 años sin DNI, se debe:
- Registrar el documento de identificación del adulto acompañante
- Indicar la relación de parentesco
- Mantener la documentación actualizada
Gestión de Datos desde Plataformas de Reserva
Información de Contacto
Los datos proporcionados por plataformas como Booking o Airbnb son válidos, aunque se recomienda obtener información directa del huésped. Es esencial mantener la precisión en los registros para cumplir con los requisitos legales.
Registro de Huéspedes Internacionales
Caracteres Especiales
El sistema está preparado para manejar nombres y datos en diferentes alfabetos, garantizando un registro preciso independientemente del origen del huésped.
Responsabilidades del Gestor
Negativa del Huésped
En caso de que un huésped se niegue a proporcionar los datos requeridos:
- El gestor tiene derecho a denegar el acceso
- Se debe informar sobre la obligatoriedad legal
- Es necesario documentar cualquier incidencia
Plazos de Registro
Tiempo de Registro
- Las reservas deben registrarse inmediatamente tras su confirmación
- La información debe enviarse dentro de las 24 horas posteriores a la llegada del huésped
Preguntas frecuentes: Consultas y Modificaciones en el Registro
¿Es necesario incluir los datos de los huéspedes de forma telemática o se pueden registrar manualmente si no contamos con acceso a Internet?
Aunque el registro manual podría ser posible, la normativa exige que los datos se registren telemáticamente en la plataforma Ses Hospedajes. Es importante cargarlos electrónicamente tan pronto como se tenga acceso a Internet.
¿El sistema Ses Hospedajes permite consultar las reservas canceladas?
Sí, el sistema permite consultar las reservas canceladas, aunque es importante asegurarse de que todas las cancelaciones sean reportadas en el sistema para cumplir con los requisitos.
¿Qué sucede con las estancias largas (más de 30 días)? ¿Debo registrar a los huéspedes si la estancia no es de carácter turístico?
Si la estancia es de más de 30 días y no es de carácter turístico, no es necesario registrar a los huéspedes en Ses Hospedajes. La normativa aplica solo a estancias de corta duración o de carácter turístico.
En el caso de un niño menor de 14 años que no tenga DNI, ¿qué documento debe indicarse para su registro?
Si un menor de 14 años no tiene DNI, se debe indicar el documento de identificación del adulto que lo acompaña, junto con la relación de parentesco.
Si los datos de los huéspedes provienen de otras plataformas de reservas (como Airbnb o Booking), ¿se puede utilizar el correo electrónico proporcionado por la plataforma o debe ser el correo personal del huésped?
Se puede utilizar el correo electrónico proporcionado por la plataforma, pero es preferible que los anfitriones obtengan el correo electrónico personal del huésped para asegurar que los datos sean correctos y completos.
Si un huésped se niega a proporcionar sus datos, ¿qué responsabilidad tiene el anfitrión y qué pasos debe seguir?
Si un huésped se niega a proporcionar los datos obligatorios, el anfitrión tiene derecho a rechazar la reserva. Se recomienda informar al huésped sobre la obligatoriedad del proceso de registro según la ley.
¿Cómo debe tratarse el caso de un registro de huéspedes con caracteres no latinos (por ejemplo, nombres en chino, árabe, etc.)?
En el caso de huéspedes con caracteres no latinos, el sistema Ses Hospedajes debería permitir la inclusión de caracteres especiales. Es importante asegurarse de que los datos se registren correctamente, respetando la lengua y el formato adecuado.
Conclusión
La implementación del nuevo sistema SES.HOSPEDAJES representa un paso significativo hacia la digitalización y modernización del sector turístico español. Los gestores de alojamientos deben adaptarse a estas modificaciones para garantizar el cumplimiento normativo y mantener la calidad del servicio.
Para asegurar una transición exitosa, es fundamental:
- Mantener los sistemas actualizados
- Formar al personal en el uso de la plataforma
- Establecer protocolos claros de registro
- Documentar todas las modificaciones y consultas realizadas
La adaptación a estas nuevas exigencias no solo es una obligación legal sino también una oportunidad para mejorar la gestión y profesionalización del sector turístico.
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