Las modificaciones en el registro de viajeros se realizan desde la propia plataforma SES.HOSPEDAJES, en la sección «Mis Comunicaciones», buscando el parte por su código de lote para corregir el dato erróneo. Si el fallo no se puede arreglar, la comunicación se elimina y se vuelve a enviar correcta. Todo dentro del marco del Real Decreto 933/2021, obligatorio desde el 2 de diciembre de 2024.
Modificar un parte ya enviado, consultar una reserva cancelada o corregir un dato mal escrito son tareas habituales una vez que el registro está en marcha. La plataforma del Ministerio del Interior permite hacerlo, aunque el procedimiento no siempre es evidente. Esta guía explica cómo modificar y consultar partes paso a paso, qué casos especiales existen y qué responsabilidad tienes sobre la exactitud de los datos.
Qué son las modificaciones en el registro de viajeros
Una modificación en el registro de viajeros es cualquier corrección, actualización o anulación de un parte ya comunicado a SES.HOSPEDAJES. Incluye corregir un dato mal introducido, actualizar la información de una reserva que ha cambiado, o reflejar una cancelación. El sistema distingue dos tipos de comunicación que se modifican por separado: el Parte de Viajero (PV), con los datos de quien se aloja, y la Reserva de Hospedaje (RH), con los datos de la reserva.
Conviene saber que el RD 933/2021 no detalla un procedimiento específico para corregir datos erróneos. En la práctica, la corrección se hace desde la interfaz de la plataforma, localizando la comunicación concreta.
Cómo modificar un parte ya enviado en SES.HOSPEDAJES
Para corregir o editar una comunicación que ya enviaste, el proceso en la plataforma es el siguiente:
- Accede a las comunicaciones. Entra en SES.HOSPEDAJES y ve a «Acceso a la consulta y envío de comunicaciones de actividades de hospedajes».
- Abre «Mis Comunicaciones». Es la sección donde aparecen todos los partes y reservas que has enviado.
- Busca en la pestaña «Lotes». Introduce el código de lote del parte (viene en el correo de confirmación) y filtra por fecha. Selecciona el tipo: Parte de Viajero (PV) o Reserva de Hospedaje (RH).
- Edita el dato. Una vez localizado el lote, puedes corregir o aportar el dato incorrecto y volver a enviar.
Si el error persiste y no se deja corregir, la alternativa es eliminar la comunicación incorrecta y registrarla de nuevo con los datos correctos.
Un detalle si usas software de check-in
Cuando modificas un lote directamente en la web del Ministerio, tu software integrado no recibe aviso del cambio, porque SES.HOSPEDAJES no notifica las correcciones de vuelta. Por eso el registro puede seguir mostrándose como pendiente en tu herramienta aunque ya esté corregido en la plataforma. Lo más limpio es hacer la corrección desde el propio software cuando este lo permite.
Cómo consultar reservas y cancelaciones
La plataforma permite consultar el estado de tus comunicaciones, incluidas las reservas canceladas. Para que la consulta sea fiable, todas las cancelaciones deben haberse comunicado en su momento: una cancelación no reportada deja el registro incompleto. Desde «Mis Comunicaciones» puedes revisar qué partes se enviaron, cuáles dieron error y cuáles quedan pendientes.
Casos especiales en las modificaciones
Estancias de larga duración
Las estancias que no tienen carácter de hospedaje turístico, como los alquileres de larga duración por encima de 30 días con contrato de arrendamiento de vivienda, quedan fuera del ámbito del registro de viajeros. La clave no es solo la duración, sino que la relación sea de vivienda y no de hospedaje. Ante la duda sobre un caso concreto, conviene consultar al Ministerio.
Menores de 14 años sin documento
Para un menor de 14 años que no tenga documento de identidad propio, se registra el documento del adulto que lo acompaña y se indica la relación de parentesco. Los datos del menor los aporta ese adulto responsable, que es quien figura como referencia en el parte.
Huéspedes con caracteres no latinos
El sistema admite nombres y datos en alfabetos distintos del latino, como el chino o el árabe. Al registrar a un huésped internacional, conviene transcribir los datos tal como figuran en su documento para que el parte sea correcto y no genere un error de validación.
Datos procedentes de OTAs
Los datos de contacto que facilitan plataformas como Booking o Airbnb son válidos para el registro, pero conviene obtener el correo o teléfono personal del huésped, porque suele ser más fiable. Importante: aunque la reserva llegue por una OTA, la comunicación del parte de viajeros en el check-in sigue siendo responsabilidad del alojamiento.
Tu responsabilidad sobre los datos
El gestor o propietario es responsable de la exactitud de los datos comunicados. Si un huésped se niega a facilitar la información obligatoria, tienes derecho a no aceptar la reserva, y conviene informarle de que el registro es una obligación legal, no una petición del alojamiento. Cualquier incidencia conviene documentarla. Los datos comunicados deben conservarse tres años desde la finalización del servicio.
Cómo Chekin gestiona modificaciones y envíos sin entrar en la plataforma
Buena parte de las modificaciones surgen de un dato mal copiado al registrar a mano: un número de documento incompleto, un correo mal escrito, un campo de formato incorrecto que la plataforma rechaza. Cuantas más reservas gestionas, más se acumulan estas correcciones.
Chekin reduce esa necesidad desde el origen. El huésped completa el check-in online y escanea su documento con OCR, de modo que los datos se validan y se estructuran en los campos exactos que pide el RD 933/2021 antes de enviarse. Eso elimina la mayoría de los errores de formato que obligan a corregir un parte después. Cuando hay que modificar o anular una comunicación, se hace desde la propia herramienta, que mantiene el estado actualizado en lugar de depender de entrar a la sede del Ministerio.
El parte se envía dentro del plazo de 24 horas con su acuse archivado, y la verificación de identidad con match biométrico confirma que los datos del huésped son correctos sin guardar fotocopias del documento. En Cataluña y País Vasco, la conexión se dirige a los Mossos d'Esquadra y la Ertzaintza.
Preguntas frecuentes
Sí, es posible corregir datos erróneos después de enviarlos. Debes acceder a la plataforma, entrar en «Mis Comunicaciones», localizar el parte en la pestaña «Lotes» por su código y editar el dato incorrecto. Si el error no se deja corregir, puedes eliminar la comunicación y registrarla de nuevo con la información correcta.
En «Mis Comunicaciones» de SES.HOSPEDAJES, ve a la pestaña «Lotes» e introduce el código de lote, que aparece en el correo de confirmación del parte, filtrando por fecha. Selecciona si es Parte de Viajero o Reserva de Hospedaje. Una vez localizado el lote, podrás ver los detalles y corregir o aportar el dato que falta.
Sí, el sistema permite consultar las reservas canceladas desde «Mis Comunicaciones». Para que el registro esté completo, conviene asegurarse de que todas las cancelaciones se han comunicado en su momento. Una cancelación que no se reporta deja un desfase entre lo que ocurrió y lo que consta en la plataforma del Ministerio.
No, si la estancia no tiene carácter de hospedaje turístico. Un alquiler de vivienda de larga duración con contrato de arrendamiento queda fuera del registro de viajeros. La clave no es solo superar los 30 días, sino que la relación sea de vivienda y no de hospedaje. Ante un caso dudoso, conviene consultar al Ministerio.
Para un menor de 14 años sin documento propio, se indica el documento de identidad del adulto que lo acompaña y la relación de parentesco. El menor no aporta documentación por su cuenta: toda su información se registra a través del adulto responsable con el que viaja, que figura como referencia en el parte.
Sí, el correo que facilita la OTA es válido para el registro, aunque es preferible obtener el correo personal del huésped, que suele ser más fiable. Ten en cuenta que, aunque la reserva venga de una plataforma, la comunicación del parte de viajeros en el check-in sigue siendo responsabilidad del alojamiento.
Cuando corriges un lote directamente en SES.HOSPEDAJES, el Ministerio no avisa del cambio a tu software, así que la herramienta puede seguir marcando el registro como pendiente. Para evitar ese desajuste, lo recomendable es hacer la modificación desde el propio software de check-in siempre que este lo permita.
Conclusión
Las modificaciones en el registro de viajeros se resuelven desde «Mis Comunicaciones» de SES.HOSPEDAJES, localizando el parte por su código de lote y corrigiendo el dato, o eliminándolo y reenviándolo si hace falta. El RD 933/2021 no fija un procedimiento de corrección, así que la vía práctica es la propia plataforma. La mayoría de esas correcciones nacen de errores al teclear los datos a mano, de modo que validar la información en el momento del check-in es lo que evita tener que volver atrás.
