Parte registro de viajeros 2026: guía SES.HOSPEDAJES
El parte registro de viajeros es la comunicación obligatoria de los datos de tus huéspedes al Ministerio del Interior a través de la plataforma SES.HOSPEDAJES. Desde el 2 de diciembre de 2024 es de cumplimiento obligatorio para todos los alojamientos turísticos en España, según el Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre. El plazo para enviar cada parte es de 24 horas desde el check-in.
Si gestionas una VUT, un hotel, un camping o cualquier alojamiento profesional, esta obligación ya no admite prórrogas. El antiguo libro de viajeros en papel y los envíos separados a Guardia Civil y Policía Nacional han desaparecido en la mayor parte del territorio. En su lugar hay un único canal telemático, más datos por huésped y un régimen sancionador que ya está generando expedientes.
Esta guía recoge qué es el parte registro de viajeros en 2026, qué datos debes recopilar, cómo funciona el envío paso a paso, qué pasa si no cumples y cómo automatizar todo el proceso.
Qué es el parte registro de viajeros
El parte registro de viajeros es el documento con el que los alojamientos comunican a las autoridades los datos identificativos de cada huésped y los de la propia reserva. Esta obligación existe en España desde hace décadas, pero el Real Decreto 933/2021 la reformó por completo: amplió la información exigida, unificó el canal de envío en SES.HOSPEDAJES y fijó un plazo máximo de 24 horas.
La finalidad declarada es de seguridad ciudadana. Las fuerzas y cuerpos de seguridad del Estado usan estos datos para el control y la trazabilidad de las personas alojadas. No es una obligación fiscal ni estadística, aunque a menudo se confunde con la tasa turística, que es un tributo autonómico distinto y sin relación con este registro.
Quién está obligado a presentarlo
El RD 933/2021 aplica a toda persona física o jurídica que ejerza actividad de hospedaje de forma profesional y a cambio de pago. Esto incluye:
- Hoteles, hostales, pensiones y casas rurales
- Viviendas de uso turístico (VUT, VFT y equivalentes autonómicos)
- Apartamentos turísticos y villas en alquiler
- Campings, glampings y albergues
- Plataformas y agencias que intermedian la reserva
Los sujetos que ejercen el hospedaje de manera no profesional quedan exceptuados del registro documental y de su conservación, según el artículo 4 del decreto, aunque la comunicación de datos sigue siendo exigible por el procedimiento que se determine.
Qué datos hay que comunicar
El RD 933/2021 amplió de forma notable la información requerida. Ya no basta con el nombre y el número de documento: ahora se distingue entre datos del viajero y datos de la transacción (la reserva, la estancia y el pago). En conjunto se manejan alrededor de 18 datos del viajero principal, además de los campos de la operación.
| Bloque | Datos principales |
|---|---|
| Identidad del viajero | Nombre y apellidos, sexo, fecha de nacimiento, nacionalidad |
| Documento | Tipo, número y número de soporte del documento de identidad |
| Contacto | Dirección completa, teléfono fijo y móvil, correo electrónico |
| Parentesco | Relación de parentesco en el caso de viajeros menores de edad |
| Transacción | Datos de la reserva, fechas de entrada y salida, número de viajeros, datos del inmueble y del pago |
Sobre el documento de identidad conviene recordar un matiz de protección de datos: la verificación visual o digital es suficiente. La AEPD ha señalado que fotocopiar o escanear el DNI y guardarlo no está justificado en la mayoría de los casos. En cuanto al medio de pago, la propia agencia ha matizado que registrar los cuatro últimos dígitos de la tarjeta suele ser proporcionado.
Los datos del registro deben conservarse durante tres años desde la finalización del servicio. Pasado ese plazo, procede el borrado seguro.
Cómo funciona el envío paso a paso
El proceso del parte registro de viajeros en SES.HOSPEDAJES sigue una secuencia clara:
- Alta del establecimiento. Antes de operar, das de alta tu empresa y tus establecimientos en la sede electrónica del Ministerio del Interior. Necesitas certificado digital válido, Cl@ve o DNI electrónico, y el programa Autofirma instalado.
- Recogida de datos del huésped. En el check-in recopilas los campos del viajero principal y de todos los acompañantes, incluidos los menores con su campo de parentesco.
- Comunicación telemática. Envías el parte a SES.HOSPEDAJES de forma inmediata y, en todo caso, en un plazo no superior a 24 horas desde la reserva, su anulación o el inicio del servicio.
- Acuse y archivo. Descargas y archivas el acuse de recibo electrónico. Sirve como prueba de cumplimiento ante una inspección.
Plazos que debes vigilar
| Hito | Plazo de comunicación |
|---|---|
| Reserva o formalización del contrato | Inmediata, máximo 24 horas |
| Anulación de la reserva | Inmediata, máximo 24 horas |
| Inicio del servicio (check-in) | Inmediata, máximo 24 horas |
| Conservación de los datos | 3 años desde la finalización del servicio |
Comunidades con sistema propio
SES.HOSPEDAJES sustituye a las antiguas plataformas Hospederías (Guardia Civil) y WebPol/E-HOTEL (Policía Nacional) en la mayor parte de España. Hay dos excepciones con cuerpo policial autonómico propio:
- Cataluña: la comunicación se realiza a los Mossos d'Esquadra.
- País Vasco: la comunicación se realiza a la Ertzaintza.
Si operas en estas comunidades, debes seguir usando el sistema autonómico correspondiente para el registro de viajeros.
Qué pasa si no cumples
El parte registro de viajeros no es opcional. El incumplimiento se sanciona a través del régimen de la Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana, y las primeras sanciones a hoteles, agencias y operadores ya se están tramitando desde finales de 2024.
| Tipo de infracción | Ejemplo | Sanción |
|---|---|---|
| Leve | Enviar el parte fuera de plazo o con datos incompletos | De 100€ a 600€ |
| Grave | No comunicar los datos, no figurar en el registro o aportar datos falsos | De 601€ a 30.000€ |
A esto se suma un riesgo independiente: el de protección de datos. El RD 933/2021 y el RGPD son normativas distintas y de cumplimiento simultáneo. Pedir y conservar más datos de los necesarios, o no informar al huésped, puede acarrear sanciones de la AEPD al margen de las de seguridad ciudadana.
Cómo Chekin automatiza el parte registro de viajeros
Cumplir a mano se traduce en 15 a 20 minutos por huésped: recoger datos, transcribirlos, entrar en la plataforma y enviar dentro de plazo. Con varias propiedades o alta rotación, el riesgo de equivocarse o de llegar tarde crece, y cada retraso cuenta como una infracción leve.
Chekin conecta directamente con SES.HOSPEDAJES y con los sistemas de Cataluña (Mossos d’Esquadra) y País Vasco (Ertzaintza). El huésped completa el check-in online antes de llegar, escanea su documento con OCR y la información se valida y se estructura en los campos exactos que exige el RD 933/2021. La verificación de identidad con match biométrico confirma que quien reserva es quien se aloja, sin necesidad de guardar fotocopias del documento.
El envío del parte se hace de forma automática dentro del plazo de 24 horas, con su acuse de recibo archivado para cualquier inspección. El tiempo por huésped baja de veinte minutos a menos de uno, y el riesgo de sanción por retraso u omisión desaparece. A partir de ahí, el mismo check-in puede integrar la guía digital, el cobro de la tasa turística, los pagos y el upselling.
Preguntas frecuentes
Sí. Es obligatorio para todos los alojamientos turísticos profesionales en España desde el 2 de diciembre de 2024, conforme al Real Decreto 933/2021. No existe ya periodo de transición ni carácter voluntario. Cada parte debe comunicarse a SES.HOSPEDAJES en un plazo máximo de 24 horas desde el check-in.
El parte debe enviarse de forma inmediata y, en todo caso, en un máximo de 24 horas. Ese plazo se cuenta desde la reserva, desde su anulación o desde el inicio del servicio, según el hito que corresponda. Enviarlo fuera de plazo se considera infracción leve, sancionable con multa de 100€ a 600€.
El RD 933/2021 exige alrededor de 18 datos del viajero principal, más los datos de la reserva, la estancia y el pago. Incluyen nombre, sexo, fecha de nacimiento, nacionalidad, tipo y número de documento, número de soporte, dirección, teléfonos y correo. Es bastante más de lo que pedía el antiguo libro de viajeros.
Como regla general, no. La AEPD considera que mostrar el documento para verificar la identidad es suficiente y que conservar una copia no está justificado en la mayoría de los casos. Lo recomendable es la verificación visual o digital, registrando solo los datos necesarios: nombre, tipo, número y número de soporte del documento.
El incumplimiento se sanciona vía la Ley Orgánica 4/2015 de seguridad ciudadana. Las infracciones leves, como un envío tardío o con datos incompletos, van de 100€ a 600€. Las graves, como no comunicar los datos o aportar información falsa, oscilan entre 601€ y 30.000€. Desde finales de 2024 ya se tramitan expedientes.
Casi. Sustituye a las plataformas de Guardia Civil y Policía Nacional en la mayor parte del territorio. Las excepciones son Cataluña, que comunica a los Mossos d'Esquadra, y País Vasco, que comunica a la Ertzaintza. En esas comunidades debes usar el sistema policial autonómico correspondiente.
Tres años desde la finalización del servicio, según el RD 933/2021. Cumplido ese plazo, debes aplicar un borrado seguro de la información. Conservar los datos más tiempo del necesario puede suponer un incumplimiento de la normativa de protección de datos, independiente del registro de seguridad ciudadana.
Conclusión
El parte registro de viajeros dejó de ser una tarea menor para convertirse en una obligación legal con plazos estrictos y sanciones reales. El RD 933/2021 amplió los datos, unificó el canal en SES.HOSPEDAJES y fijó las 24 horas como límite, y los expedientes ya están en marcha. Para un alojamiento profesional conviene tener un proceso de check-in que recoja los datos correctos, los valide y los envíe dentro de plazo, porque la entrada manual es justo donde aparecen los retrasos que se sancionan.
