Estrategia de email hotel: 5 claves para multiplicar reservas

El email hotel ya no es solo una newsletter mensual con ofertas. Bien diseñado, es uno de los canales más rentables para aumentar reservas directas, reducir dependencia de las OTAs y fidelizar huéspedes que ya te conocen.

La clave está en pasar de “mandar correos sueltos” a construir una estrategia de emails que acompañe al huésped en todo el guest journey: desde que descubre tu hotel hasta mucho después del check-out. Y, si además puedes automatizar esos correos conectados a tus procesos de check-in, pagos o accesos inteligentes, el impacto se multiplica y el trabajo manual se reduce al mínimo.

A continuación, vemos las 5 claves para diseñar una estrategia potente de email marketing para tu hotel, y cómo apoyarte en soluciones como Chekin para automatizar cada etapa.

Qué es una estrategia de email hotel y por qué importa

Cuando hablamos de email hotel, nos referimos a todos los correos que tu alojamiento envía al huésped antes, durante y después de su estancia:

• Confirmaciones de reserva
• Emails de bienvenida y pre-estancia
• Mensajes durante la estancia (servicios, upgrades, encuestas)
• Emails post-estancia (reseñas, ofertas para volver, fidelización)

Una buena estrategia se centra en tres objetivos:

1. Convertir más reservas directas (menos comisiones a terceros).
2. Mejorar la experiencia del huésped, ofreciendo información y servicios útiles en el momento adecuado.
3. Fidelizar y reactivar clientes, para que repitan y recomienden tu hotel.

Todo esto se consigue combinando segmentación, contenido relevante y automatización.

Las 5 claves de una estrategia de email hotel efectiva

1. Define objetivos claros para tus emails

Antes de diseñar campañas, pregúntate: ¿qué quieres conseguir con cada email?

Algunos ejemplos de objetivos por etapa:

• Pre-estancia
  • Reducir no-shows.
  • Conseguir más check-in online.
  • Vender upgrades de habitación o servicios extra.
• Durante la estancia
  • Aumentar consumo en restaurante, spa o bar.
  • Detectar incidencias antes de que se conviertan en malas reseñas.
• Post-estancia
  • Obtener reseñas en Google, Booking, etc.
  • Incentivar la próxima reserva directa.
  • Mantener viva la relación con newsletters periódicas.

Tener claro el objetivo te ayudará a:

• Escribir mejores asuntos (orientados a apertura y acción).
• Diseñar un contenido centrado en un solo mensaje.
• Medir si el email realmente funciona (aperturas, clics, reservas, reseñas…).

2. Segmenta tu base de datos: no todos tus huéspedes son iguales

Un error habitual es enviar el mismo correo a toda la base de datos. En hotelería, esto es un desperdicio, porque tus huéspedes viajan por motivos muy distintos.

Algunas segmentaciones básicas que puedes aplicar:

• Motivo del viaje: ocio, negocio, familia, parejas, grupos.
• Canal de reserva: web propia, OTA, agencia.
• Frecuencia: huéspedes nuevos, repetidores, VIP, inactivos.
• Idioma y nacionalidad: mensajes adaptados cultural y lingüísticamente.
• Tipo de habitación o tarifa: estándar, premium, paquete especial.

Aquí es donde la integración de herramientas juega un papel clave.
Si usas Chekin para el check-in online, recoges datos valiosos (motivo del viaje, número de huéspedes, edad aproximada, idioma, etc.) que pueden alimentar tu segmentación de email. Así puedes enviar:

• Ofertas románticas a parejas.
• Packs familiares a reservas con niños.
• Mensajes específicos para viajeros corporativos.

Cuanto más relevante sea el mensaje para cada segmento, mayores serán tus tasas de apertura, clic y conversión.

3. Diseña secuencias automatizadas para cada etapa del guest journey

En lugar de pensar en emails sueltos, piensa en secuencias: cadenas de correos conectados con el viaje del huésped.

Secuencia de email hotel antes, durante y después de la estancia

Antes de la estancia

• Confirmación de reserva (automática e inmediata)
  Refuerza la decisión del huésped, comparte todos los datos de la reserva y ofrece un primer toque de marca.
• Bienvenida y destino (7–15 días antes)
  Guías del destino, recomendaciones, eventos, junto a upsells:
  • Upgrade de habitación.
  • Early check-in.
  • Paquetes románticos o familiares.
• Recordatorio de check-in online (3–5 días antes)
  Invita al huésped a completar sus datos y subir su documentación.
  Con Chekin, este proceso puede automatizarse: cuando se crea una reserva, se envía automáticamente un email con enlace al check-in online, cumpliendo con la normativa de partes de viajeros y verificación de identidad.

Leer más sobre:

El proceso de check-in y check-out en hoteles

Durante la estancia

• Email de bienvenida en el día de llegada
  Información práctica: cómo llegar, accesos al alojamiento, horarios de desayuno, WiFi, contacto de recepción.
  Si utilizas accesos inteligentes conectados a Chekin, este email puede incluir directamente el código o enlace de entrada, sin llaves físicas ni esperas.
• Email de “¿cómo va tu estancia?”
  A mitad de la estancia, un mensaje corto para detectar problemas: “¿Todo va bien? Si necesitas algo, estamos disponibles en…” Esto reduce el riesgo de que el huésped se vaya insatisfecho sin que te enteres.

Después de la estancia

• Email de agradecimiento + reseña (1–3 días después)
  Agradece la estancia, incluye un enlace directo para dejar reseña y, si tiene sentido, un incentivo para la próxima reserva directa.
• Email de reactivación (3–6 meses después)
  Recuerda al huésped que vuelves a estar ahí: novedades del hotel, mejoras, o un código exclusivo si reserva directamente en tu web.

Con una plataforma como Chekin, muchos de estos correos pueden dispararse de forma automática según el estado del huésped: reserva creada, check-in completado, check-out registrado, etc. Así tu estrategia de email hotel funciona 24/7 sin trabajo manual repetitivo.

4. Crea contenido útil y orientado a la acción

El huésped recibe muchos correos al día. Para destacar, tu contenido debe ser:

• Claro y visualmente atractivo:
  • Asuntos cortos y directos.
  • Primer párrafo que explique rápidamente el beneficio.
  • Botones de llamada a la acción (CTA) visibles: “Completar check-in”, “Mejorar mi habitación”, “Ver cómo llegar”.
• Útil y relevante para ese momento del viaje:
  • Antes de la estancia: información práctica, recomendaciones del destino, upsells.
  • Durante: servicios que puede usar ahora, solución rápida de dudas.
  • Después: agradecimiento, reseñas, descuentos para volver.
• Breve, pero completo: evita bloques de texto eternos; combina texto corto con listas y enlaces a páginas de tu web (blog, FAQ, guía del destino).

Ejemplo de estructura sencilla para un email pre-estancia:

1. Asunto: “Prepara tu llegada a [Nombre del hotel] en 2 minutos”
2. Introducción: agradecimiento + recordatorio de la fecha.
3. Cuerpo:
   • Botón para check-in online.
   • Breve lista de servicios opcionales (early check-in, parking, desayuno).
   • Enlace a guía del destino.
4. Cierre: contacto rápido en caso de dudas.

5. Mide, optimiza y automatiza con las herramientas adecuadas

Lo que no se mide, no se puede mejorar. Para que tu estrategia de email hotel evolucione, revisa periódicamente:

• Tasa de apertura (¿el asunto funciona?).
• Tasa de clic (¿el contenido invita a la acción?).
• Conversiones reales:
  • Reservas directas generadas desde el email.
  • Upgrades vendidos.
  • Porcentaje de huéspedes que completan el check-in online.
  • Número de reseñas recibidas.

A partir de estos datos:

• Haz tests A/B de asuntos, CTAs y contenido.
• Ajusta la frecuencia para no saturar (especialmente newsletters).
• Revisa qué segmentos convierten mejor y duplica esfuerzos ahí.

Aquí, la automatización es clave. Con Chekin puedes:

• Automatizar emails conectados al check-in online, al momento de la reserva o al check-out.
• Reducir tareas manuales de recepción, que ya no tiene que enviar correos uno a uno.
• Mantener datos de huéspedes ordenados y siempre actualizados, listos para nutrir tus campañas de marketing y tus secuencias automáticas.

Así, tu equipo se centra en lo que realmente importa: ofrecer una experiencia memorable en el hotel, mientras la parte repetitiva se gestiona sola.

Conclusión: el email hotel como pilar de tu guest journey

Una buena estrategia de email hotel no es solo una forma de “hacer marketing más barato”; es una herramienta clave para:

• Aumentar reservas directas.
• Mejorar la experiencia del huésped en cada etapa.
• Fidelizar y reactivar clientes con un coste muy bajo.

Si defines objetivos claros, segmentas bien, diseñas secuencias para todo el guest journey, creas contenido útil y mides resultados, tus emails se convertirán en un canal de ingresos recurrente.

Y si además apoyas esta estrategia en una solución como Chekin, podrás automatizar los emails ligados al check-in, verificación de huéspedes, accesos y pagos, asegurando que cada mensaje llegue en el momento perfecto sin sobrecargar a tu equipo.

El siguiente paso está en tus manos: revisar tu flujo actual de comunicaciones por email y empezar a convertirlo en una verdadera máquina de reservas y fidelización.

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