4 tips y la mejor plantilla para tu email de confirmación

Un email de confirmación es el único email que un huésped espera con impaciencia, el único que NO va a borrar sin abrir y el único que leerá en su totalidad.

Si lo piensas bien, las confirmaciones por email son una de las herramientas de marketing más infravaloradas que las empresas tienen a su disposición. A diferencia de una newsletter, esta herramienta de comunicación incluye información muy importante, relevante y adaptada al huésped. Y, a diferencia de una newsletter, las empresas no se quedan con la duda de si su comunicación ha sido leída.

Si cada estancia fuera una relación entre el hotel y el huésped, el email de confirmación de la reserva sería como la primera cita oficial. Aquí es donde puedes causar una fuerte primera impresión y mostrar tu personalidad.

Si te interesa este tema, sigue leyendo y conoce 4 consejos para conseguir una plantilla de email de confirmación perfecta.

Destaca lo esencial en el email de confirmación

Cuando un huésped ha hecho esa reserva, quiere que le digan que lo ha hecho bien y que la habitación que ha elegido está asegurada. Cuando redacte su plantilla para el email de confirmación, asegúrese de hacer destacar lo esencial y de proporcionar toda la información pertinente.

Este correo electrónico debería ser el correo electrónico al que acudan sus huéspedes cuando se trate de su estancia en su alojamiento.

Lo más importante que destacar:

– Número de reserva/identificación de la reserva

– Datos sobre la ubicación

– Tipo de alojamiento (incluya una foto – un recordatorio visual para que sus huéspedes se entusiasmen con su estancia)

– Fechas de la estancia

– Información sobre el check-in/check-out como, por ejemplo, el enlace de check-in online.

-Información sobre el coste y el pago (puede adjuntar un recibo detallado, si lo desea)

– Información sobre la ubicación y el contacto

– Política de cancelación (ofrezca a sus huéspedes la posibilidad de cancelar directamente desde el correo electrónico)

– Promoción de su aplicación, su programa de recomendación, sus ofertas de verano…etc.

KISS (Keep it simple, silly)

Aunque puede que tengas la tentación de sobrecargar este correo electrónico, la regla general debería ser KISS (Keep It Simple, Silly). No hay que ahogar lo esencial en un montón de ruido/información irrelevante. La información detallada sobre su hotel, su historia, los servicios y las comodidades son más adecuados para su página web. Además, el huésped ya ha reservado su estancia -ya has hecho la venta-, así que ahora es el momento de cumplir. Concéntrese en ofrecer sólo la información esencial: mantenga un diseño sencillo y un contenido relevante.

Pero no confunda la sencillez con el aburrimiento. ¡Aporta vida a tu contenido mediante un poco de humor ligero y un toque de emoción!

Atiende a tus huéspedes

Ya has realizado la venta con éxito, lo cual es un gran logro, así que, en este punto crucial, lo ideal es que tengas claro cuál es el perfil de tu huésped. Pregúntate: ¿es un viajero solitario que busca tranquilidad y desconexión? ¿O se trata de un cliente corporativo que necesita comodidad y eficiencia durante su estancia? Tal vez estés atendiendo a una familia joven que busca diversión y actividades para los más pequeños. O, por otro lado, podría ser una reserva para un grupo numeroso que desea disfrutar de una experiencia compartida. Conocer a tu huésped es fundamental, ya que te permitirá adaptar tu email de confirmación de la reserva y ofrecer un servicio más personalizado y acorde a sus necesidades.

Utiliza este valioso conocimiento para diseñar plantillas separadas que se ajusten a las diferentes categorías de huéspedes. De esta manera, podrás dar el tono adecuado a cada una de ellas, lo que no solo mejorará la experiencia del cliente, sino que también reflejará tu atención al detalle y tu compromiso con su satisfacción. Además, el uso de herramientas como Chekin te permite personalizar y automatizar tus comunicaciones de manera eficiente. Así, cada vez que recibas una nueva reserva, tus huéspedes recibirán información detallada y relevante sobre su alojamiento y su reserva, lo que les hará sentir valorados y bien atendidos desde el primer momento.

Secuencia de correo electrónico después de la confirmación

Las secuencias de correo electrónico que implementas representan una valiosa oportunidad para no solo promocionar tus servicios, sino también para involucrar a tus huéspedes y recopilar sus comentarios tanto antes como después de que confirmen su estancia en tu propiedad. Este proceso de comunicación es fundamental para construir una relación sólida con tus clientes.

En nuestra investigación, hemos analizado detenidamente las secuencias de correo electrónico utilizadas por Selina y hemos descubierto una estrategia muy interesante que podría inspirarte a optimizar tus propias comunicaciones y mejorar la experiencia del huésped.

BONUS: ¡no dejes que se quede anticuado!

Clavar las plantillas de las confirmaciones por correo electrónico es un gran trabajo realizado, pero es importante recordar que esto no es el final del proceso. Como buena práctica de marketing, es fundamental no permitir que tus plantillas se queden anticuadas o desactualizadas.

Asegúrate de seguir actualizando el contenido de tus correos electrónicos para que esté en sintonía con las tendencias de la temporada, así como con las tendencias del sector en el que te encuentras. Esto no solo mantendrá tu comunicación fresca y relevante, sino que también mejorará la experiencia del cliente. Para profundizar en este tema, te invitamos a que mires esta sesión demo realizada por un experto en automatización del check-in en la hostelería.

Esta presentación te proporcionará valiosos insights y estrategias que puedes implementar para optimizar tus plantillas y mejorar la efectividad de tus comunicaciones. ¡No te la pierdas! Enlace aquí