¿Cómo automatizar el envío de emails y SMS de bienvenida con enlace a check-in?

Gestionar un alquiler turístico o un hotel ya no va solo de entregar llaves y limpiar bien. Tus huéspedes esperan una experiencia digital desde el primer contacto: un mensaje de bienvenida claro, con toda la información básica y un enlace directo al check-in online que puedan completar desde el móvil en minutos.

Si haces esto de forma manual, cada reserva te roba tiempo: copiar y pegar textos, buscar el contacto del huésped, añadir el enlace correcto, enviar recordatorios… y es fácil olvidarse de alguien o enviar el mensaje tarde.

Por eso tiene tanto sentido automatizar el envío de emails y SMS de bienvenida con enlace a check-in. Con una solución como Chekin, cada nueva reserva activa estos mensajes de forma automática, usando plantillas personalizables y conectadas a tu PMS o channel manager. Así reduces trabajo operativo, evitas errores y mejoras la experiencia de llegada sin tener que estar pendiente de cada huésped uno a uno.

Por qué automatizar tus emails y SMS de bienvenida

En muchos alojamientos, el proceso todavía es manual:

• Copiar/pegar mensajes desde plantillas en Word o Gmail.
• Buscar el número de teléfono del huésped.
• Enviar recordatorios de check-in cuando “te acuerdas”.

Este sistema no escala, genera errores y hace que la experiencia del huésped dependa demasiado del tiempo disponible en recepción o del gestor.

Automatizar tus emails y SMS de bienvenida aporta ventajas claras:

• Ahorro de tiempo: cada reserva recibe automáticamente su mensaje, sin intervención manual.
• Menos errores: se reduce el riesgo de olvidos, datos mal copiados o enlaces incorrectos.
• Mejor experiencia del huésped: el viajero recibe instrucciones claras, en su idioma, y puede hacer el check-in antes de llegar.
• Más datos y más compliance: al dirigir al huésped al check-in online, se recopilan todos los datos necesarios para partes policiales, contratos, tasas turísticas, etc.
• Escalabilidad: da igual si gestionas 5 propiedades o 500; la lógica es la misma.

Cómo automatizar emails y SMS de bienvenida con enlace a check-in

En este apartado veremos un flujo paso a paso. No necesitas ser técnico: se trata de definir reglas claras y apoyarte en una plataforma pensada para alojamientos.

Paso 1: Define tu flujo de comunicación

Antes de tocar ninguna herramienta, aclara tu estrategia:

• Cuándo enviar el primer mensaje de bienvenida
  • Por ejemplo: inmediatamente después de la reserva confirmada.
• Cuándo enviar recordatorios de check-in online
  • Por ejemplo:
    • 7 días antes de la llegada.
    • 2 días antes de la llegada si el huésped aún no ha completado el check-in online.
• Qué canales usar en cada punto
  • Email como canal principal.
  • SMS como canal de apoyo para asegurar que el huésped recibe el enlace (especialmente útil en viajes internacionales o reservas last minute).

Recomendación práctica:
Empieza simple: un email de bienvenida con el enlace a check-in justo después de la reserva y un SMS o whats app de recordatorio 2 días antes de la llegada si el check-in no está completado.

Paso 2: Crea plantillas claras de emails y SMS de bienvenida

La base de toda automatización son plantillas bien diseñadas.

Elementos clave del email de bienvenida:

• Asunto claro:
  • “Completa tu check-in online para tu próxima estancia”
  • “Bienvenido/a – Completa tu registro antes de la llegada”
• Contenido:
  • Presentación breve del alojamiento.
  • Enlace claro al check-in online (bien destacado).
  • Información básica: fechas de la estancia, número de huéspedes, dirección del alojamiento.
  • Qué pasará después de hacer el check-in (ej: recibirás instrucciones de llegada, códigos de acceso, etc.).

Elementos clave del SMS de bienvenida:

• Mensaje corto y directo.
• Enlace al check-in online (idealmente, un enlace corto).
• Mensajes tipo:
  • “Hola, [Nombre]. Completa tu check-in online para tu estancia en [Alojamiento]: [Enlace]”
  • “Tu llegada a [Alojamiento] está cerca. Haz tu check-in online aquí: [Enlace]”

Con Chekin, puedes crear y guardar estas plantillas dentro de la plataforma y reutilizarlas para todos tus alojamientos, personalizando textos por marca o por propiedad cuando lo necesites.

Paso 3: Conecta reservas y automatiza el envío

La automatización de emails y SMS de bienvenida solo funciona si se conecta con tus datos de reserva. Aquí es donde entra la tecnología.

Con una solución como Chekin puedes:

• Conectar tu PMS o channel manager (por ejemplo, el sistema que ya usas para gestionar reservas, precios y disponibilidad).
• Recibir automáticamente cada nueva reserva en Chekin, con:
  • Nombre del huésped.
  • Email y teléfono.
  • Fechas de entrada y salida.
  • Número de huéspedes y unidad reservada.

A partir de esos datos, configuras reglas automáticas como:

• “Enviar email de bienvenida + enlace a check-in online inmediatamente después de recibir la reserva.”
• “Enviar SMS de recordatorio si 48 horas antes de la llegada el check-in no está completado.”

El sistema se encarga de:

• Detectar la reserva.
• Identificar al huésped.
• Generar el enlace individualizado de check-in online.
• Insertarlo en el email o SMS.
• Enviarlo sin que tengas que hacer nada manual.

Paso 4: Personalización, idiomas y segmentación

Para que tus emails y SMS de bienvenida funcionen bien, deben ser relevantes para cada huésped.

Con Chekin puedes:

• Enviar mensajes en el idioma del huésped (identificado a partir de la reserva, del canal donde reservó o de su elección durante el proceso).
• Usar variables dinámicas en tus plantillas:
  • [Nombre huésped]
  • [Nombre alojamiento]
  • [Fecha de llegada]
  • [Ciudad / región]
• Configurar diferentes plantillas por propiedad o marca: ideal si gestionas varios edificios, destinos o clientes propietarios.

Ejemplos de segmentación útil:

• Mensajes distintos para estancias largas vs. cortas.
• Mensajes específicos para check-ins sin recepción física (self check-in con cerradura inteligente).
• Mensajes extra si el alojamiento cobra tasa turística y el huésped debe firmar documentos adicionales.

Paso 5: Mide, ajusta y mejora la automatización

Una vez que tus emails y SMS de bienvenida con enlace a check-in estén en marcha, es importante medir su impacto:

• Porcentaje de huéspedes que completan el check-in online antes de la llegada.
• Tiempo medio entre la reserva y el check-in completado.
• Reducción de tiempo de gestión manual en recepción.
• Disminución de errores en datos de huéspedes y documentos.

En Chekin, este flujo está conectado directamente con:

• Partes policiales y reportes legales (cuando aplican).
• Cálculo y gestión de tasas turísticas.
• Contratos de alojamiento y documentos de firma digital.

Si ves que los huéspedes tardan en completar el check-in, puedes:

• Añadir un recordatorio extra.
• Simplificar el texto del email.
• Probar un SMS adicional cerca del momento de llegada.

Buenas prácticas para mensajes de bienvenida efectivos

Recomendaciones para emails de bienvenida

• Mantén el asunto claro y orientado a acción (ej: “Completa tu check-in online”).
• Evita párrafos muy largos. Usa frases cortas y listas.
• Coloca el botón o enlace al check-in al inicio y al final del mensaje.
• Explica brevemente por qué es importante que el huésped complete el check-in antes de llegar (acceso, llaves, normativa, comodidad).

Recomendaciones para SMS de bienvenida

• No intentes contar toda la historia; el objetivo es que el huésped haga clic.
• Identifica siempre el nombre del alojamiento para generar confianza.
• Envía el SMS en horarios razonables según la zona horaria del huésped.
• No abuses del canal: 1–2 mensajes bien elegidos suelen ser suficientes.

Cómo te ayuda Chekin a automatizar emails y SMS de bienvenida

En lugar de mezclar múltiples herramientas, con Chekin puedes centralizar todo el flujo:

• Check-in online completo:
  • El huésped rellena sus datos, sube documentos de identidad y firma lo que haga falta antes de llegar.
• Automatización de emails y SMS de bienvenida:
  • Mensajes configurables, activados por reserva, por fecha y por estado del check-in.
• Integración con PMS y channel managers:
  • Las reservas se sincronizan automáticamente; no tienes que duplicar trabajo.
• Cumplimiento legal y fiscal:
  • Una vez completado el check-in online, la información se puede utilizar para reportes policiales, tasas turísticas y otros requisitos, según la normativa local.
• Mejor experiencia del huésped:
  • El proceso es sencillo y digital desde el primer contacto, alineado con lo que esperan los viajeros actuales.

Todo esto hace que el envío de emails y SMS de bienvenida con enlace a check-in sea una parte natural del recorrido digital de tu huésped, sin que tú tengas que vigilar cada reserva.

Preguntas frecuentes sobre emails y SMS de bienvenida automatizados

¿Es mejor enviar email o SMS?

Lo ideal es combinar ambos:

• Email para información más detallada y elementos visuales.
• SMS para asegurar que el huésped recibe el enlace al check-in, especialmente si no revisa el correo con frecuencia.

Con Chekin puedes usar ambos canales en el mismo flujo de automatización.

¿Qué pasa si el huésped reserva muy cerca de la fecha de llegada?

Al automatizar el proceso:

• El email de bienvenida se envía inmediatamente.
• Puedes configurar un SMS instantáneo para reservas last minute, asegurando que el huésped recibe el enlace al check-in online incluso si llega en pocas horas.

¿Necesito un equipo técnico para configurar Chekin?

No. La plataforma está diseñada para gestores de alquileres turísticos y hoteles:

• La integración con PMS y channel managers se hace una sola vez.
• Los flujos de emails y SMS de bienvenida se configuran mediante reglas sencillas y plantillas.
• Una vez configurado, el sistema funciona en piloto automático.

Conclusión: más automatización, mejor experiencia

Automatizar el envío de emails y SMS de bienvenida con enlace a check-in no es solo una comodidad; es una pieza clave para:

• Ahorrar tiempo operativo.
• Reducir errores y olvidos.
• Mejorar la experiencia de tus huéspedes desde el primer contacto.
• Asegurar cumplimiento legal y una recogida de datos ordenada.

Con Chekin, puedes conectar tus reservas, diseñar tus mensajes y dejar que la plataforma se encargue del resto. Tú te centras en lo que realmente aporta valor: optimizar tu estrategia, mejorar tus unidades y hacer crecer tu negocio de alquileres turísticos u hoteleros, mientras el check-in y las comunicaciones de bienvenida trabajan en automático para ti.

Si eres propietario de un alojamiento turístico o un hotel y aún no usas Chekin, te explicamos aquí cómo ahorrar el 87% de tu tiempo y ganar más con cada reserva.

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