Chekin y Smartpms: de la reserva al check-in sin trabajo manual
Una reserva confirmada en tu PMS no significa que el trabajo esté hecho. Entre la reserva y la llegada, tu equipo todavía tiene que recopilar los documentos de los huéspedes, presentar los registros obligatorios, reclamar pagos, calcular la tasa turística y responder las mismas tres preguntas a cada huésped que está a punto de hacer el check-in. Chekin y Smartpms, el software de gestión de propiedades de Smartness, han conectado sus sistemas para que ese hueco se cierre solo. Los datos de las reservas fluyen ahora automáticamente de Smartpms a Chekin, y los pasos entre la reserva y la llegada se ejecutan sin que nadie copie información de una pantalla a otra.
Quién hace qué en esta configuración
Smartpms se queda exactamente donde estaba: es tu sistema de referencia para reservas, habitaciones, tarifas y disponibilidad. Chekin toma el relevo desde el momento en que se confirma una reserva y gestiona todo lo que ocurre antes de que el huésped entre por la puerta.
| Tarea | Dónde se gestiona | Qué cambia con la integración |
|---|---|---|
| Reservas, tarifas, disponibilidad | Smartpms | Nada. Smartpms sigue gestionando el calendario |
| Recogida de datos de huéspedes | Chekin | Sin reintroducción manual; los datos de la reserva llegan ya cargados |
| Verificación de identidad | Chekin | Escaneo del documento más selfie o prueba de vida |
| Registro obligatorio de viajeros | Chekin | Envío automático donde está disponible, o te deja los formularios preparados |
| Tasa turística y pagos | Chekin | Los huéspedes pagan antes de llegar, no en recepción |
| Acceso digital | Chekin | Los códigos se envían solo cuando el check-in está realmente completado |
Cuando una nueva reserva entra en Smartpms, los campos relevantes (nombre del huésped, fechas, habitación, tarifa) se envían a Chekin sin que tu equipo tenga que tocar dos veces ninguno de los dos sistemas.
Qué puedes automatizar una vez conectados los dos sistemas
Check-in online y verificación de identidad. Los huéspedes rellenan sus datos, suben su documento y completan una prueba de vida desde el móvil antes de llegar. Sin app y sin descargas: un enlace o un código QR abre el proceso en el navegador.
Registro de viajeros en los mercados donde es obligatorio. Chekin envía los datos de los huéspedes automáticamente a los sistemas gubernamentales de más de 30 países, incluidos SES Hospedajes en España, Alloggiati Web en Italia y AVS en Alemania, o prepara los formularios necesarios donde el envío directo no está disponible. Tu equipo deja de teclear el mismo número de pasaporte tres veces.
Tasa turística, saldos y fianzas, todo antes de la llegada. Chekin calcula la tasa según tu normativa local y la cobra, junto con cualquier saldo pendiente o fianza, durante el flujo de check-in online. Menos efectivo en recepción y menos recordatorios de pago enviados a mano.
Self check-in con cerraduras inteligentes compatibles. Una vez completados los pasos obligatorios, y solo entonces, el huésped recibe un código de acceso con validez limitada. Las llegadas tardías dejan de ser un problema de turnos para tu personal de noche.
Una guía digital, con la opción de vender más. Wi-Fi, indicaciones, normas de la casa e instrucciones de check-out viven en un único enlace que envías una sola vez. El mismo flujo puede ofrecer early check-in, late check-out, desayuno, parking o una experiencia local, y los huéspedes pueden pagarlo ahí mismo.
Qué comprobar antes de activarla
- Confirma qué campos envía Smartpms a Chekin (nombre, fechas, tipo de habitación, tarifa) y que coinciden en una reserva de prueba.
- Configura el registro legal de cada propiedad antes del go-live; una propiedad con el país o la región mal seleccionados enviará los datos a la autoridad equivocada.
- Carga tus reglas de tasa turística por municipio, ya que las tarifas y las exenciones varían incluso dentro del mismo país.
- Prueba la integración en una sola propiedad con unas cuantas reservas antes de extenderla a todo el portfolio.
Cómo trabajan juntos Chekin y Smartpms en la práctica
Chekin no toca tus tarifas, tu calendario ni tus conexiones con el channel manager; eso se queda en Smartpms, que es donde debe estar. Lo que Chekin te quita de encima es todo lo que hay entre «reserva confirmada» y «huésped en la puerta»: los formularios, las verificaciones de identidad, los seguimientos de pago, los códigos de acceso. Tu equipo pasa de reintroducir los mismos datos en dos sistemas a revisar un panel e intervenir solo en las reservas que necesitan una decisión humana.
Para una sola propiedad, eso significa menos interrupciones en recepción. Para un portfolio de varias unidades, es el mismo proceso funcionando en todas ellas sin ampliar plantilla.
Siguiente paso
Si ya gestionas tus reservas con Smartpms, la integración de Chekin se conecta directamente a las reservas que gestionas hoy, sin ningún sistema aparte que rellenar. Solicita una demo para ver la configuración con tu propia lista de propiedades antes de decidir si activarla en todo el portfolio.
FAQ
¿Qué es Chekin? Chekin es una plataforma de automatización del guest journey que utilizan hoteles, B&Bs, alquileres vacacionales y property managers para gestionar el check-in online, la verificación de identidad, el registro de viajeros, los pagos, el acceso digital y la información para huéspedes en un único proceso, en lugar de con herramientas separadas.
¿Cómo funciona la integración entre Smartpms y Chekin? Cuando se confirma una reserva en Smartpms, los datos relevantes se envían automáticamente a Chekin. Smartpms sigue gestionando la reserva y la operativa diaria, mientras que Chekin ejecuta los pasos que ocurren entre la reserva y la llegada.
¿Chekin sustituye a mi PMS? No. Smartpms sigue siendo tu sistema para reservas, tarifas y disponibilidad. Chekin solo gestiona lo que ocurre después de confirmarse una reserva y antes de que el huésped haga el check-in.
¿Puede Chekin encargarse del registro obligatorio de viajeros? Sí, en los mercados donde está disponible. Chekin envía los datos de los huéspedes directamente a la autoridad correspondiente en más de 30 países, o prepara los formularios necesarios donde el envío directo aún no está disponible.
¿Los huéspedes necesitan instalar una app para hacer el check-in? No. Los huéspedes abren un enlace web o escanean un código QR y completan el proceso (subida del documento, firma, pago) directamente en el navegador de su móvil.
¿Funciona la integración con un portfolio de varias propiedades? Sí. Cada propiedad mantiene su propia configuración de registro, reglas de tasas y accesos, de modo que un property manager que use la integración en todo su portfolio aplica el mismo proceso automatizado a cada unidad sin repetir la configuración manual en cada reserva.
