¿Es obligatorio presentar el DNI en un hotel? Todo lo que debes saber
Para los hoteleros en España, la identificación de los huéspedes durante el proceso de check-in no solo es una práctica común, sino una obligación legal. Sin embargo, muchas veces surgen dudas sobre cómo debe realizarse este proceso, especialmente en lo referente a la presentación, escaneo o fotocopia del documento.
En este artículo te explicamos si es obligatorio presentar el DNI en un hotel, qué dice la normativa vigente y cómo gestionarlo correctamente cumpliendo con la ley de protección de datos.
¿Es obligatorio presentar el DNI en un hotel?
Marco legal y obligación de identificar a los huéspedes
Sí, es obligatorio presentar el DNI en un hotel o, en su defecto, un documento válido como el pasaporte. Esta exigencia está regulada por la Ley Orgánica 4/2015 de Protección de la Seguridad Ciudadana, que establece la obligación de los establecimientos de hospedaje de registrar a todos los viajeros y remitir dicha información a las autoridades policiales a través de plataformas como SES.HOSPEDAJES.
¿Qué datos deben recogerse?
Los datos mínimos obligatorios incluyen:
- Nombre y apellidos
- Número del documento de identidad (DNI o pasaporte)
- Fecha de nacimiento
- Nacionalidad
- Fecha de entrada en el establecimiento
Esta información debe constar en el parte de entrada, firmado por el huésped, y conservarse durante un periodo mínimo de tres años.
¿Se puede escanear o fotocopiar el DNI del huésped?
Lo que dice la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
Aunque es obligatorio solicitar el DNI para registrar al huésped, no está permitido escanear ni fotocopiar dicho documento de forma sistemática. Según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la AEPD, el tratamiento de la imagen completa del DNI se considera excesivo si no existe una justificación legal específica.
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Solo registrar los datos necesarios
Limítate a registrar únicamente los datos obligatorios que exige la legislación de seguridad ciudadana. No conserves imágenes ni copias del documento salvo que exista una causa específica y justificada.
Informar al huésped
Es fundamental explicar al huésped la finalidad de la recogida de sus datos, el tiempo que se conservarán y a quién se comunicarán, cumpliendo con el principio de transparencia del RGPD.
Digitalizar el proceso con herramientas como Chekin
Plataformas como Chekin permiten automatizar el proceso de check-in online, capturando solo los datos requeridos sin necesidad de escanear documentos. Además, facilitan:
- La firma digital del parte de entrada
- El envío automático a las autoridades (SES, Mossos, Ertzaintza, etc.)
- La verificación del documento mediante OCR sin almacenar imágenes
- La gestión de contratos, cobro de tasas turísticas y mucho más
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Conclusión
En España, sí es obligatorio presentar el DNI en un hotel, pero su gestión debe hacerse cumpliendo con la legislación vigente de seguridad y protección de datos. Escanear o fotocopiar el documento de forma indiscriminada no está permitido y puede conllevar sanciones.
Apostar por soluciones digitales como Chekin garantiza el cumplimiento normativo, optimiza el check-in y mejora la experiencia del huésped sin comprometer su privacidad.
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