Desde su implementación en el mercado hace varios años, las máquinas de auto check in para hoteles se han convertido en una solución tecnológica muy efectiva; especialmente en casos donde los establecimientos no dispongan de recepción 24h o el personal sea insuficiente si llegan varios clientes al mismo tiempo. Sin embargo; hoy en día comparte protagonismo con otras aplicaciones de registro de viajeros a medio camino entre el check in convencional y el auto check in que han llegado para quedarse.
Diferencia entre check in online y check in automático
El check in online y check in automático son dos procesos diferentes pensados para agilizar el registro de viajeros.
Check-in online o pre-checkin
En este caso, es el cliente quien introduce los datos personales requeridos bien en la web del propio hotel, o a través de una plataforma externa. La herramienta Chekin ofrece la posibilidad de enviar un enlace a los clientes para que puedan completar sus datos cómodamente mediante su sistema de lectura de documentos; o manualmente, si lo prefieren. De esta forma, no se pierde el factor humano y el proceso se reduce considerablemente. A su llegada, el cliente sólo tendría que mostrar su documento de identidad al recepcionista para que éste compruebe si los datos son correctos.
Self Check-in o auto check in
Para ofrecer el check in automático, es necesario contar con un kiosko auto check in. Este aparato hace las veces de recepcionista en cuanto al tema burocrático se refiere: muestra las habitaciones disponibles o localiza la reserva; recopila los datos personales de los huéspedes -suelen tomar una fotografía del mismo también por seguridad-; y expenden la llave/tarjeta al huésped tras el cobro de la estancia.
¿Cómo funcionan las máquinas de auto check in para hoteles?
Las máquinas auto check in para hoteles, o kiosko de auto check in, son un instrumento intuitivo y eficaz para la entrega de llaves y registro de viajeros.
Si la reserva de la habitación ya está hecha, el hotel habrá asignado al cliente un localizador. Tras introducir dichos dígitos en el kiosco, aparecerán en pantalla los datos de la reserva. En caso de que no se haya realizado previamente un pre check in, el cliente deberá introducir los datos personales requeridos y la máquina le tomará una fotografía por motivos de seguridad que enviará junto al resto de la información a la base de datos del establecimiento; de forma que los empleados puedan comprobar la identidad de los huéspedes.
Una vez finalizado este paso, se procederá al pago de la estancia; normalmente mediante tarjeta bancaria. No todos los dispositivos cuentan con opción de pago en metálico. Finalmente, la máquina entregará la llave/tarjeta correspondiente.
Además del auto check in, algunos kioskos ofrecen la posibilidad de reservar una habitación o de entregar un duplicado de llave/tarjeta, si fuese necesario.
Otras soluciones tecnológicas
A pesar de la efectividad de las máquinas de auto check in para hoteles, su precio es elevado -pudiendo alcanzar hasta los 6.000€- y son muchos los alojamientos que no quieren renunciar al trato personal. Algo que al fin y al cabo es lo que aporta un valor real al cliente. Por este motivo, otros hoteles optan por agilizar los trámites administrativos y así emplear el check-in en ofrecer ayuda, dar recomendaciones o simplemente responder cualquier duda que tenga el huésped. Es aquí dónde entran las aplicaciones para el registro de viajeros.
Apps para registro de viajeros
Este tipo de apps es la mejor opción para optimizar el tiempo de los recepcionistas y de los huéspedes, sin perder ese «contacto» humano que puede suponer la diferencia entre una buena estancia y una mala. Chekin es actualmente la herramienta definitiva para registro de viajeros. Entre sus funcionalidades, se encuentran el check-in en hoteles, la lectura de documentos o la comunicación directa con las autoridades para el envío de los partes de viajero.
