Cómo cancelar una reserva a tu huésped

Las políticas de cancelación suelen ser una buena forma de proteger al anfitrión cuando recibe cancelaciones, ya que hace que los huéspedes se lo piensen dos veces antes de cancelar y, si no se devuelve la fianza, el propietario no se queda con las manos vacías. Sin embargo, cuando un anfitrión cancela la reserva de un huésped, el huésped está menos protegido, y por lo tanto puede llegar a quedar muy insatisfecho.

Hay anfitriones que optan por cancelar las reservas porque otro huésped está más interesado (por ejemplo, porque se queda más noches que el anterior), otros cancelan porque la propiedad ya no está disponible por cualquier razón, o porque el huésped no se quedará el número mínimo de noches que el propietario quiere.

Pero también es cierto que muchas veces la razón puede ser un motivo fuerte para cancelar una reserva, como tener algún tipo de emergencia de última hora.

Si quieres cancelar una reserva, tus huéspedes se molestarán y tendrán que encontrar un alojamiento alternativo. Esto puede tener un costo más alto y pueden tener que cambiar o cancelar sus planes de viaje. La cancelación de una reserva sólo debe ocurrir en circunstancias extremas, ya que puede afectar a tu negocio, recibiendo malas críticas que otros huéspedes podrán ver.

¿Cómo puedo hacer para cancelar una reserva?

1. Hazlo rápido

Si sabes que vas a cancelar la reserva de tu huésped, hazlo lo antes posible. Una reserva implica una organización del viaje, así que, si cancelas la reserva de un huésped a tiempo, tendrá un impacto menos negativo, ya que tendrán tiempo para buscar otro alojamiento con calma.

2. Dile el motivo de cancelar su reserva

No ponga excusas que nadie creerá. En estos casos, la mejor opción es decir a tus huéspedes la verdad, o darles algún tipo de explicación. Hazles entender que también eres humano y que puedes tener problemas de última hora o alguna emergencia.

Lo importante no es contarlo todo en detalle, si no que vean que lo sientes, que eres humano y que tienes una razón para hacerlo. De esta manera, estarán mucho menos molestos que si cancelas su alojamiento sin dar ninguna explicación.

3. Ten una respuesta preparada

Si tus huéspedes son más de dos personas, ayuda si te disculpas con cada uno de ellos individualmente, verán que lo sientes y que normalmente no cancelas tus reservas.

Para estos casos, lo mejor es tener una respuesta planificada de antemano, así el tiempo de reacción es más rápido, pero personaliza siempre el mensaje que vas a enviar a cada huésped, de esta manera el impacto será menos negativo.

4. Si puedes, ofrece un descuento para otra fecha tras cancelar la reserva

Si tienes disponibilidad y el precio te encaja, es mejor ofrecer un pequeño descuento a tus invitados en otra fecha.

Después de la cancelación y habiéndote disculpado con ellos, puedes ofrecerles un descuento para la fecha que elijan. Los descuentos son muy atractivos para cualquiera, y en este caso, ayudarán a cambiar su percepción de la situación, puedes evitar una mala opinión y también, tener una reserva establecida en una fecha próxima.

Además de todos estos consejos, intenta iniciar la devolución del importe de la reserva lo antes posible, a nadie le gusta esperar semanas para que le devuelvan el dinero, y sobre todo si no ha sido por motivos propios.

Si sabes que no podrás alojar al huésped por cualquier motivo, ponte en contacto con él para informarle sobre lo ocurrido y realizar la devolución. 

Estas son situaciones cotidianas a las que todo anfitrión se tiene que enfrentar en algún momento, ¡Así que no te preocupes!

¿Quiere evitar cancelaciones innecesarias?

Gracias a la tecnología hay soluciones digitales que te ayudarán a evitar este tipo de cancelaciones.

Con nuestro software Chekin, puedes evitar cancelaciones en tus reservas debido a emergencias de última hora. Nuestro software es una solución para el registro automático de los huéspedes, desde el momento de la reserva, podrán registrarse en línea sin necesidad de contactar con el anfitrión, además de poder entrar en la casa con acceso remoto, gracias a las integraciones con cerraduras inteligentes.

De esta manera, el anfitrión no necesita ir a la propiedad, ni esperar a que llegue el huésped, por lo que si te surge una emergencia de última hora , el propio huésped puede hacer todo el proceso de registro él mismo.

¿Quieres saber cómo?

-El huésped recibirá días antes de su llegada a la propiedad, un enlace online donde podrá hacer el check-in.

-Con nuestro sistema de verificación de identidad, el huésped podrá escanear su DNI o pasaporte, tomarse un selfie, y luego nuestro sistema verificará ambos documentos, encontrando coincidencias que determinen que es él.

-Todos los documentos legales serán almacenados en nuestra base de datos.

-Si tienes una cerradura inteligente y la conectas con nuestro sistema, una vez que el huésped haya completado todo el proceso de registro, recibirá un código para abrir la puerta con su teléfono, o abrir una caja fuerte donde se encuentra la llave.

¡Se acabaron las preocupaciones!