Gestión de cobros de la reserva y protección contracargos fraudulentos en tu negocio

Como propietario de cualquier tipo de alojamiento turístico sabemos que te puede preocupar la gestión de los cobros derivados de las reservas así como las cuestiones referentes a los contracargos fraudulentos. 

Hay que tener en cuenta que una transacción fraudulenta puede causar un contracargo y el hecho de estar desprotegido en estos asuntos puede resultar en problemas aún mayores como la pérdida de dinero. 

Por otra parte, de la gestión de los cobros resulta la preocupación por el continuo aumento de las comisiones que captan las OTAs. Una situación que reduce el margen de beneficios de los propietarios de alojamientos turísticos por cada reserva.

Hoy traemos este artículo con el objetivo de dar solución a las principales problemáticas surgidas de la gestión de cobros y la protección contracargos. Por ello, te invitamos a seguir leyendo y a descubrir cómo gestionar estos aspectos en tu negocio de forma rentable y segura. 

¿Cómo gestionar los cobros derivados de la reserva de forma online y reducir las comisiones al máximo?

Tus huéspedes pueden ayudarte a ahorrar cientos de horas en la gestión de los cobros… sí, sí, lo que oyes. Puedes hacerlo gracias a la automatización de todo el proceso del check-in, lo que incluye que tus inquilinos puedan realizar todos los pagos de la reserva de forma online: Pago de la reserva, de tasas turísticas, depósito, etc. 

Esto te va a permitir captar los cobros derivados de la reserva de forma rápida, cómoda y 100% segura. 

Además, ya puedes olvidarte de esas abusivas comisiones que establecen las distintas OTAs y a las que te enfrentas diariamente. Aquí tienes la solución para gestionar los cobros online y con comisiones competitivas. 

Por último, no podemos ignorar el hecho de que en cualquier momento los huéspedes pueden solicitar una factura de su reserva. En este caso, como propietari@ tendrás que estar preparadado para aportarle dicho documento donde se recoja toda la información requerida en una factura de alquiler vacacional. 

¿Desconoces que debe incluir esta factura? No te preocupes, a continuación, te dejamos una plantilla de factura para alquiler vacacional.

¿En qué consiste un contracargo y cómo protegerse contra ellos?

Decíamos que una transacción fraudulenta podía causar un contracargo y el hecho de estar desprotegido en estas cuestiones podía llegar a hacerte perder dinero.  

Probablemente aún te preguntes qué es un contracargo. Bien, pues, un contracargo ocurre exactamente cuando el titular de la tarjeta realiza una petición para que se revierta la transacción, ya que no la reconoce. 

Aunque estos surgieron originalmente para proteger al consumidor, a menudo son utilizados de forma inapropiada y en exceso para cometer fraude. 

Por ello, una forma de protegerte de las transacciones de contracargos relacionados con fraudes es la autenticación 3D secure.

Esta funciona de forma que los pagos que se hayan autenticado con éxito mediante dicha autenticación 3D secure están cubiertos por un cambio de responsabilidad. 

Te explicamos cómo quedas protegido presentando distintas casuísticas: 

• Si el titular de la tarjeta utilizó la autenticación 3D, significa que usted no es responsable de las devoluciones de cargo. 

• Si el titular dice que no utilizó la tarjeta para realizar una compra. El banco emisor de la tarjeta es responsable de las devoluciones de cargo de Maestro, MasterCard y Visa. 

En resumen, de esta forma todas las transacciones realizadas tendrán habilitada la autenticación 3D secure lo que significa que quedas protegido contra devoluciones de cargo engañosas. Descubre aquí más acerca de cómo implantar el 3D secure chargeback en tu propiedad.

Otros consejos para evitar los contracargos en tu negocio

Probablemente te preguntes qué otros factores pueden ayudarte para evitar las devoluciones de cargos o contracargos de las personas que se alojan en tu propiedad. Además de la autenticación de 3D secure, te dejamos aquí otros siete consejos a seguir:

• Considere que los contracargos pueden aumentar por el hecho de que su nombre legal difiera de su nombre comercial (o marca) en el descriptor de facturación. Por ello, le recomendamos que utilice un descriptor de facturación con su nombre comercial reconocible.

• Puedes reducir significativamente los contracargos si expones de forma clara y fácil todas las políticas de facturación, cancelación y reembolso en tu sitio web y páginas de reserva. ¡Evita que tus clientes se lleven sorpresas!

• Informar a tus huéspedes y gestionar sus expectativas antes de hacer cargos en sus tarjetas puede ayudarte a evitar contracargos ya que si estos descubren un cargo antes de su estancia pueden marcarlo como un “no recepción de mercancía/servicio”.

• Puedes facturar a los huéspedes por cargos adicionales descubiertos tras el check-out. Por ejemplo: Reposición de la nevera o daños en la habitación. En este aspecto, para evitar problemas de devoluciones de cargos y contracargos es muy importante que comuniques de forma clara las políticas sobre transacciones que se realizan con retraso. Además te recomendamos que tras el check-out le envíes al huésped el recibo de venta de la transacción y una explicación detallada del cargo adicional.

• Pon tus esfuerzos en ofrecer un buen servicio de atención al cliente: Responde sus consultas lo antes posible, facilite un número de teléfono de contacto, etc. ¡La clave está en que tus clientes sepan que estas ahí para responder a sus preocupaciones!

• Existe una forma de verificar o confirmar que la dirección postal del titular de la tarjeta es la misma que la dirección de facturación de la tarjeta de crédito (clave para reducir los contracargos fraudulentos). Ese servicio se conoce como de verificación de direcciones (AVS).

• Considere los reembolsos a la hora de resolver quejas de los huéspedes. Estos son más sencillo de gestionar así como menos costoso que las devoluciones de cargos.