¿Qué es el Hotel PMS?
El Hotel PMS o Hotel Property Management System es, como sus siglas en inglés lo indican, un sistema informático de gestión hotelera. Gracias a su versatilidad, cubre todas las necesidades que pueda tener un hotel. Desde gestión de reservas a servicio de caja.
Actualmente, se suelen comercializar como sistemas modulares. Es decir, sólo tienes que contratar las funciones que necesitas.
Funciones
No hay un número limitado de las funciones o módulos que puede llegar a ofrecer un PMS. Se tratan de servicios muy versátiles que se adaptan a los requerimientos de los clientes y cada desarrollador es diferente. Sin embargo, enumeramos a continuación algunas de las más comunes y útiles.
Gestión de reservas
Permite crear, actualizar y eliminar reservas. Ya sean individuales o grupales. Aquí se englobaría, entre otros asuntos, el bloqueo de habitaciones, pago de depósito o las cancelaciones.
Tarifas
Además de realizar estimaciones y análisis de ingresos; con este módulo puedes controlar y establecer los precios deseados.
Caja y facturación
Este módulo ofrece muchas posibilidades de gran utilidad. Entre ellas, gestionar las formas de pago, ajustes en los cargos, liquidaciones o emisión de facturas.
Mantenimiento
Tramita, por ejemplo, los servicios de mantenimiento y avisos de incidencias; bloqueando las habitaciones con alguna avería y abriéndolas de nuevo cuando el problema se soluciona.
Base de datos
Este módulo almacena la información de todos y cada uno de los huéspedes que se han alojado, se alojan o se alojarán en el establecimiento. Los posibles usos de este tipo de información son numerosos y a cada cual más útil. Especialmente en acciones de Marketing y comercialización.
Implementación
El Hotel PMS puede alojarse tanto en el servidor propio del hotel como en un sistema de almacenamiento online.
Para una correcta implementación de los servicios, es imprescindible que el técnico de instalación de la empresa que os provea con el sofware obtenga toda la información necesaria; especialmente en lo que respecta a la estructura y servicios del hotel. Ésto le permitirá configurar el programa para que se adapte perfectamente al establecimiento y cumpla las funciones requeridas. En cualquier caso, siempre es posible hacer algún reajuste más adelante, si fuera necesario. Prácticamente todas las compañías ofrecen un servicio de seguimiento tras la instalación.
En lo que respecta al uso del PMS por parte de los empleados, es recomendable que se les de una formación previa para que puedan usar esta herramienta con el máximo rendimiento. De nuevo, la propia empresa que desarrolla el sofware sueler ofrecer cursos de este tipo ya incluidos en el precio.
¿Cómo escoger el sistema hotelero más adecuado para tu establecimiento hotelero?
Escoger el sistema hotelero de gestión o PMS adecuado para tu negocio puede suponer la diferencia entre el éxito o el fracaso. A continuación, te enumeramos los principales aspectos a tener en cuenta para seleccionar el software que mejor se adapte a tus necesidades.
Sistema hotelero en la nube vs software integrado
Nube
Cuando hablamos de un software en la nube, nos referimos a una forma de distribución por la cual tanto el PMS como la base de datos se alojan en un servidor externo (nube) que pertenece a la compañía distribuidora. Se accede a ella a través de un navegador, por lo que es necesaria una buena conexión a internet.
Dos de las mayores ventajas que ofrece es la ‘no permanencia’ y la accesibilidad desde cualquier parte y desde cualquier tipo de dispositivo. Además, al no precisar instalación local, el precio es bastante razonable y el pago se suele hacer en cuotas (sin inversión inicial).
Sofware integrado
Si por motivos de seguridad no quieres externalizar los datos generados por tu alojamiento, éste es el mejor sistema para ti. En este caso, toda esa información queda almacenada en el mismo servidor del hotel. Ideal también para aquellas zonas que no dispongan de una conexión a internet lo suficientemente potente como para conectarse a un servidor externo.
Para contratar este servicio, es necesario adquirir la licencia previo pago inicial al que se suma un coste de implementación y una cuota mensual fija.
Usabilidad
El PMS debe ser, ante todo, intuitivo y fácil de usar. Teniendo en cuenta la alta rotación de empleados en un establecimiento hotelero, el aprendizaje necesario para manejarlo debe ser igualmente mínimo.
Para cumplir con estas premisas, lo más cómodo sería poder personalizar la pantalla con las herramientas más usadas por los empleados; pero sin que esta quede sobrecargada. Así, se podría tener un control más directo sobre las reservas, calendarios y disponibilidad. Mejorando así la experiencia de usuario del empleado y en consecuencia la de los propios clientes. En resumen, la navegación debe ser sencilla y las necesidades deben cubrirse de forma simple.
Adaptabilidad
Las necesidades de un establecimiento pueden variar y el sistema hotelero de gestión debe ofrecer adaptabilidad a los cambios. Por ello, las actualizaciones del PMS han de ser periódicas.
Igualmente, el software escogido debe adecuarse a todas y cada una de las áreas que engloban el alojamiento.
Atención al cliente
Básicamente el sistema hotelero de gestión debe incluir atención las 24 horas del día durante los siete días de la semana. Un alojamiento es una máquina en constante movimiento y pueden surgir problemas con el software a cualquier hora del día, o de la noche; y éstos problemas deben solucionarse de la forma más inmediata posible. De lo contrario, puede repercutir en overbookings, habitaciones sin limpiar,…en definitiva, provocan una pérdida de beneficios.
Migración
Otro de los principales puntos que se deben tener en cuenta a la hora de escoger un sistema hotelero de gestión es la facilidad de migración e integración con el Channel Manager y motores de reservas. De esta forma, el establecimiento podrá contar con un número más alto de conversiones gracias a un mayor tráfico web y, por lo tanto, mejor distribución online.
Nunca se debe tener en cuenta un PMS que dificulte las tareas en lugar de simplificarlas.
Seguridad
Especialmente desde la entrada en vigor del nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), una fuga de datos puede dañar gravemente la reputación de un alojamiento e incluso suponer el fin del negocio. Por ésto, contar con un sistema totalmente seguro y protegido frente a virus y ataques cibernéticos es vital a la hora de seleccionar un PMS.
En este tipo de establecimiento se trabaja con datos muy sensibles y, especialmente si dichos datos se encuentran alojados en la nube, la protección debe ser lo más completa y fiable posible.
Precio
No es recomendable optar por un PMS únicamente porque tenga un precio bajo. En primer lugar, debes tener en cuenta las funcionalidades que necesita tu establecimiento y contratar exclusivamente, si es posible, las necesarias. Prácticamente todos los sistemas hoteleros de gestión alojados en servidor externo ofrecen la posibilidad de un contrato por módulos.
Es preferible también que el contrato no conlleve permanencia; es decir, que si el software no funciona bien en tu negocio, puedas cambiar a otro sin penalizaciones.
El sector hotelero y la tecnología se han hecho inseparables en los últimos años. Sabemos que es complicado adaptar tu establecimiento a los constantes avances tecnológicos que afectan al sector turístico pero también sabemos que es algo necesario.
Sin embargo, son muchas las herramientas, además de los Hotel PMS, que facilitan el día a día a propietarios y empleados. Precisamente con este objetivo nació CheKin. Una aplicación que se presenta como un complemento ideal para el PMS de tu hotel y que permite realizar un check-in en menos de dos minutos. Si quieres probarla, puedes hacerlo durante catorce días sin compromiso descargándola aquí.
