Mejorar el proceso de check in en tu alojamiento turístico

Mejorar tu proceso de check in puede involucrar muchas ventajas para tu alojamiento, como por ejemplo mejorar la experiencia del viajero, automatizar procesos internos, ahorrar costos y tiempo, y mucho más. 

En el mundo en que vivimos hoy es importante analizar si podemos hacerlo mejor. Por eso, a continuación te contamos cómo hacerlo. 

Cómo mejorar el check in en tu alojamiento turístico

Como miembro de una empresa que se especializa en mejorar constantemente el proceso de registro en todo tipo de alojamientos turísticos, unas de las preguntas más frecuentes que les hago a nuestros clientes es la siguiente: si tuvieras que mejorar algo en tu proceso, ¿lo harías?. La respuesta que obtengo es muy interesante, sobre todo porque les ayuda a reflexionar sobre si están satisfechos con este área o creen que podrían hacerlo mejor.

En esta guía me gustaría mostrarte las alternativas que encontrarás en el mercado a la hora de cómo puedes realizar esa tarea de la forma más eficiente posible. ¡Empezamos! 

¿Por qué es importante mejorar el proceso de check in?

Lo primero, y más importante, es que sin importar el tipo de alojamiento que tengas (hotel, vivienda, villa, etc) debes entender la importancia que involucra para tu negocio realizar el check in de forma óptima. 

Por una parte, conseguir que el registro sea lo más eficiente posible mejorará en gran medida la experiencia de tus huéspedes, además de que te permitirá ahorrar tiempos y costos.

Por si esto fuera poco, en España realizar correctamente el registro de huéspedes es un requisito legal, por lo que te interesa mejorar todo lo posible en este sentido. 

También puedes leer: LAS EXPECTATIVAS DE LOS HUÉSPEDES DEL CHECK-IN ONLINE, DESDE LAS AEROLÍNEAS A LOS HOTELES.

Tipos de procesos de check in

Dicho esto, es importante entender qué tipo de proceso de check in es el que mejor se adapta a ti. En lugar de cambiar todo tu negocio para mejorar tu proceso de registro, suele ser más útil buscar una solución que se adapte a la forma en la que trabajas actualmente. A continuación encontrarás distintas alternativas a la hora de realizar el check in. Las más importantes son las siguientes::

• Check in presencial con recepción.
• Check in presencial con entrega de llaves.
• Check in 100% online y remoto.

A continuación encontrarás los detalles de cada una de ellas para que descubras cuál estás utilizando tú. Al final te contaré cuál es la mejor forma de mejorar en cada uno de los casos. ¡Empecemos!

Check in presencial con recepción

Es la forma más “tradicional” de realizar un registro, y es utilizada por el 98% de los hoteles. Se caracteriza principalmente por tener a una persona en recepción no sólo dando la bienvenida a los huéspedes, sino también introduciendo sus datos en los PMS, o en la web de hospedería correspondiente (Policía Nacional, Hospedería, etc), entre otras funciones. 

Esta opción es muy normal a la hora de ir a un hotel, hostal, aparthotel, etc. También suele verse en viviendas o apartamentos turísticos con recepción, que en algunos casos está en el mismo edificio que el alojamiento y en otros no. 

¿Cómo sé si estoy haciendo bien mi proceso de check in presencial con recepción? Aquí viene el punto interesante, dentro de este “sistema” hay varias formas de realizarlo: 

Con PMS y escáner físico: 

Es una buena combinación, siempre y cuando tengas un buen escáner. En este caso lo más importante es que el proceso funcione rápido. 

Al recibir a tus huéspedes simplemente escaneas su pasaporte o documento de identificación y la información se carga automáticamente a tu PMS. Si todo funciona bien deberías tener un sistema rápido y cómodo, tanto para tu equipo como para tus clientes. 

Los problemas pueden surgir si te entra un grupo grande de huéspedes de golpe, vamos a suponer que son más de 8. Tenerlos uno a uno para pedirles su documentación puede ser algo lento y tedioso para tu clientes. 

¿Cómo se puede mejorar el proceso de check in en este caso? Aquí la mejor opción, sobre todo si estás a gusto con este sistema, es incorporar el pre check in. Con esto tus huéspedes van a rellenar su información antes de llegar al alojamiento, y el día de la llegada simplemente tendrás que corroborar que su información este correcta. Esto te puede ayudar a ganar mucho tiempo en el momento de tener un grupo de huéspedes haciendo fila en tu recepción. 

Aparte de esto, utilizar un sistema de PMS con escáner puede ser muy efectivo si te gusta el contacto directo con tus clientes o si ya tienes este sistema montado.

Con PMS y sin escáner físico

El hecho de tener que pedirle los datos manualmente a tus huéspedes puede no solo brindar una mala imagen a tu alojamiento, sino que puede llegar a convertirse en una mala experiencia. 

Esto puede hacer que tu proceso sea más lento y malo tanto para tus clientes como para tu equipo. Tener que pedir los datos a mano a cada uno de tus huéspedes puede formar grandes colas en tu recepción, dando así una imagen no muy positiva. 

Si trabajas de esta manera tienes muchas opciones para mejorar, no solo con el pre check in sino también que puedes incorporar un escáner físico o una app para digitalizar y automatizar esto, como por ejemplo CheKin, que te hará el proceso mucho más fácil si conectas tu PMS a ella. 

En este caso la solución va a depender de tu capacidad de inversión y lo que busques a medio o largo plazo. Por ejemplo, comprar un escáner puede ser poco económico, pero tiene la ventaja de que ya no tendrás que volver a pagar por él.

Por otro lado,  optar por opciones como CheKin tiene la flexibilidad de que puedes darte  de baja cuando quieras, estar actualizado constantemente y mejorar tu proceso de registro a un precio mucho más asequible.

En este caso mi recomendación es que pruebes una versión de prueba de este tipo de aplicaciones. Por ejemplo, en CheKin tienes un periodo de prueba de 14 días en el que podrás acceder a todos nuestros servicios sin compromiso y sin tener que pagar absolutamente nada.i después de este tiempo ves que esta opción no encaja contigo, puedes empezar a mirar otras(por ejemplo un escáner físico). 

Check in presencial con entrega de llaves

Esta segunda opción es más habitual para aquellos que tienen una casa, apartamento o villa turística, entre otros. En este caso el huésped va directamente al alojamiento donde, en general, se encuentra con una persona del establecimiento que realizará los procesos necesarios (realizar el check in, hacer entrega de llaves, etc). 

Esta opción tiene varios aspectos interesantes, ya que su eficacia va a depender mucho de cómo la realices. De todas formas, como en el resto de alternativas te encontrarás con ventajas y desventajas a la hora de trabajar de esta manera. 

Entre sus puntos más débiles se encuentra el gran coste que supone ir hasta el alojamiento cada vez que llegue un nuevo huésped, sobre todo con la incertidumbre que puede representar un viajero en su hora de llegada (ya que pueden interferir un gran número de factores, como el retraso con los aviones o en la carretera, etc). 

Además, en muchos casos los propietarios todavía usan papel y lápiz en el momento de tomar los datos de los huéspedes. En otros le sacan fotos a los documentos de los viajeros, con la consiguiente mala imagen que da esto y el peligro que supone debido a la ley de protección de datos. Generalmente después van a la oficina con su papel y lápiz y cargan toda esa información de forma manual en la web de hospederías.

Como te puedes imaginar, este proceso suele ser muy tedioso. Sorprendentemente, el 70% de los alojamientos que escogen esta opción realizan el check in de esta forma (el otro 30% utiliza Chekin 😉). 

3 soluciones para ahorrar dinero y tiempo: 

1. Usar una app móvil:

Es muy práctico ya que se encuentra en tu móvil, solo debes escanear el pasaporte / documento de tu huésped y la información se envía automáticamente a hospedería, haciendo el proceso super rápido y sencillo. La app de Chekin te puede ayudar mucho en este sentido. Descárgala y pruébala durante 14 días totalmente gratis. 

2. Usar cerraduras electrónicas:

Empresas como Tesa, Omnitec o Nuki, entre otras, tienen soluciones electrónicas para alojamientos turísticos. Esta opción es realmente muy interesante ya que con un link o código tu huésped puede ingresar de forma remota a tu alojamiento. El inconveniente de esto es que aún así debes hacer el reconocimiento de identidad y enviar la información de tus huéspedes a hospedería. No te preocupes, nuestra solución de CheKin Online dispone de conexión a cerraduras electrónicas, match biométrico, conexion a PMS y todas las ventajas de CheKin App.  

3. Check in 100% online y remoto:

La conexión de una herramienta como Chekin, cerradura electrónica y PMS permite que puedas automatizar todo el proceso de check in logrando mejorar la experiencia de viajeros, ahorrar tiempo y disminuir enormemente tus costos. 

Check in online y remoto

Este sistema, desde mi punto de vista, es el mejor. Aquí te contamos las 5 ventajas del Check in 100% Online y Remoto 

Si trabajas de esta forma, ¡enhorabuena! Realmente, estás en el futuro. No solo porque la industria tiende hacia esta opción, sino porque ya está comprobado que realmente mejora la experiencia para tus huéspedes (y si te sientas delante de una hoja de cálculo verás cuánto dinero puede ahorrarte). 

La principal desventaja que te puedes encontrar en esta alternativa es que el sistema que utilices no permita el envío automático de la información de tus huéspedes a hospedería o no te deje tenerlo todo integrado en un mismo sistema. 

Aquí la mejor opción es encontrar una solución que se conecte con tu PMS y tus cerraduras. Para proporcionarte la mejor experiencia,  en CheKin nos conectamos a distintas cerraduras electrónicas y a los mejores PMS del mercado que permiten que tengas una solución unificada y asequible. 

Espero que te haya servido este artículo y te plantees si realmente puedes mejorar tu proceso de check in. Como ya hemos visto, las principales ventajas que puedes tener en tu negocio si decides mejorarlo son: 

• Mejorar exponencialmente la experiencia de viajero.
• Ahorrar costos y dinero de forma exponencial.
• Mejorar exponencialmente tus procesos internos. 

En Chekin estamos más que orgullosos de contar con soluciones que se adapten a tus necesidades. Podemos ayudarte tanto si eres un PMS y quieres incluir nuestras soluciones en tu software (disponemos de APIs muy potentes) como si tienes recepción o si haces entrega de llaves con nuestro servicio, el pre check in y un dashboard que te permite tener un control sobre cada reserva y cada huéspedes. Incluso, podemos darte todas las facilidades si decides empezar con un proceso de check in 100% autónomo y remoto. 

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