Protección de datos en hoteles: Guía esencial para 2025
En la era digital, la protección de datos en hoteles se ha convertido en una prioridad absoluta. Los hoteles manejan información sensible de miles de huéspedes cada año, desde datos personales y bancarios hasta preferencias o hábitos de consumo. Por ello, adaptarse a la legislación vigente y garantizar la seguridad de esta información es clave para evitar sanciones, proteger la reputación del negocio y, sobre todo, generar confianza en los clientes.
En esta guía para hoteleros en España, te contamos los requisitos legales, las mejores prácticas y cómo Chekin te ayuda a cumplir con la normativa de protección de datos en 2025.
Protección de datos en hoteles: marco normativo y obligaciones
Normativas aplicables
Los hoteles en España están sujetos a:
- El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea
- La Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD)
Ambas establecen reglas estrictas para el tratamiento, almacenamiento, cesión y conservación de datos personales.
¿Qué datos recopila un hotel?
- Identidad (nombre, apellidos, fecha de nacimiento, nacionalidad)
- Documento de identidad (DNI, pasaporte)
- Datos de contacto (dirección, email, teléfono)
- Información de pago y facturación
- Preferencias, necesidades especiales, hábitos de consumo
En ocasiones, también datos sensibles (movilidad, salud, dietas), siempre con consentimiento explícito.
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Principios clave de la protección de datos en hoteles
Finalidad y minimización
- Solo se recogen los datos necesarios para cumplir con obligaciones legales (registro de viajeros, facturación) y para prestar el servicio solicitado.
- Cualquier otro uso (envío de ofertas, encuestas, etc.) requiere consentimiento específico.
Información y transparencia
- El huésped debe recibir información clara sobre quién es el responsable, para qué se usan sus datos, cuánto tiempo se conservarán y cómo ejercer sus derechos.
- En el registro de viajeros, no es necesario el consentimiento, pero sí informar al huésped de este tratamiento obligatorio.
Seguridad y conservación
- Los datos deben almacenarse de forma segura (cifrado, acceso restringido, backups).
- Conservación limitada: los partes de viajeros deben guardarse tres años; el resto, solo el tiempo necesario.
Cesión de datos y derechos del huésped
Cesión y acceso
- Solo se ceden datos a terceros autorizados (fuerzas policiales, proveedores tecnológicos, autoridades fiscales), con contratos de encargo del tratamiento.
- Prohibido transferir datos fuera del Espacio Económico Europeo sin garantías adecuadas.
Derechos de los huéspedes
El cliente puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición. El hotel debe facilitar canales sencillos (email, formulario web) y responder en menos de un mes.
Sanciones y riesgos de incumplimiento
El incumplimiento de la protección de datos en hoteles puede acarrear:
- Multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual
- Sanciones por no informar correctamente, pérdida de datos o tratamientos no consentidos
- Daños reputacionales y pérdida de confianza
Mejores prácticas y recomendaciones para 2025
Políticas claras y formación
- Redactar y actualizar la política de privacidad y los textos informativos
- Formar al personal en protección de datos y seguridad digital
Contratos y proveedores
- Firmar contratos de encargo del tratamiento con software y proveedores tecnológicos
- Verificar que todos cumplen la normativa europea
Auditorías y gestión de incidencias
- Realizar auditorías periódicas de cumplimiento
- Disponer de procedimientos para la gestión de brechas de seguridad y solicitudes de derechos
Digitalización y automatización con Chekin
- Chekin ayuda a automatizar el registro de viajeros, la recogida de consentimientos y la gestión de datos, asegurando cumplimiento total con RGPD y LOPDGDD
- Almacena los datos en servidores seguros, cifra la información y facilita la auditoría
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