Guía: Registro de viajeros y otros requisitos legales

¿Es obligatorio registrar a los huéspedes? ¿Qué datos debo aportar a las autoridades? ¿Existe alguna forma de automatizar el envío de partes de viajeros a las autoridades? ¿Es legal hacer el registro de viajeros de forma 100% online?

Estas preguntas son cada vez más frecuentes entre los propietarios o gestores de alojamientos turísticos.  Además, actualmente, son varias las obligaciones legales que debes cumplir en la gestión de tu propiedad. 

En el blog de hoy te explicamos las obligaciones legales que deben cumplir propietarios o gestores de alojamientos turísticos. 

Todo acerca de los principales requisitos legales, envío de los datos a las autoridades y automatización de los procesos legales. 

REQUISITOS  LEGALES: REGISTRO DE VIAJEROS

¿Es obligatorio hacer el registro de viajeros? 

Sí, de acuerdo con la Ley Orgánica de Protección de la Seguridad Ciudadana es obligatorio registrar a todos los viajeros mayores de 14 años.

Este proceso se realiza mediante la cumplimentación de un formulario denominado Parte de Entrada de viajeros que deberá ajustarse al modelo establecido en el Anexo de la Orden INT/1922/2003. 

Además, los datos recogidos deben ser transmitidos a las autoridades en menos de 24 horas después de la entrada del huésped. Esto se aplica a todo tipo de alojamientos turísticos: alquileres vacacionales, hoteles, hostales, casas rurales, camping, villas, etc. 

Descubre todo acerca del registro legal de huéspedes en España aquí.

¿Qué obligaciones legales debo tener en cuenta en la gestión de mi alojamiento turístico? 

Si eres propietari@ de un alojamiento turístico en España debes de tener en cuenta las siguientes obligaciones legales en cuanto a los partes de entrada y registro de viajeros:

• Llevar un libro de registro. 
• Cumplimentar los partes de entrada por procedimientos manuales o por procedimientos informáticos. 
• Comunicar a las autoridades en 24 horas. 
• Recoger la firma  (inexcusablemente) en los partes de entrada para viajeros mayores de 16 años. 
• Ordenar correlativamente todos los partes de viajeros en libros o cuadernos de entre 100-500 hojas. 
• Tener los libros o cuadernos a disposición de los miembros de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad. 
• Conservar los libros-registro durante un plazo de tres años. 

Echa un ojo a todos los aspectos legales a tener en cuenta antes, durante y después del check-in.

ENVÍO DE LOS DATOS A LAS AUTORIDADES

¿A quién tengo que enviar los datos de los huéspedes? 

Esto dependerá de las fuerzas de seguridad más cercanas a tu negocio y encargados de regular tu área. En España pueden ser la Policía Nacional, la Guardia Civil, los Mossos d’Esquadra (Cataluña) o la Ertzaintza (País Vasco). 

Para ser exactos, si el alojamiento se encuentra en una localidad donde no se puedan registrar en la Policía webpol o E-hotel  por que no exista una comisaría de Policía Nacional, el registro de los huéspedes o viajeros debe realizarse con la aplicación de Hospederías de la Guardia Civil. Salvo en Cataluña y el País Vasco, donde el envío ha de realizarse a la aplicación del Registro Hotelero de la Ertzaintza o a la aplicación de registro de establecimientos de hospedaje de los Mossos d’esquadra.

En este enlace puedes conseguir más información acerca del registro legal de huéspedes y  a quién se debe enviar sus datos.

¿Qué datos debo aportar a las autoridades? 

El propietario o gestor del alojamiento turístico debe identificarse aportando los siguientes documentos junto con una fotocopia de los mismos:

• Cédula de identidad de la persona que va a realizar el trámite o, en su caso, una autorización de representación.
• Declaración de responsabilidad por la actividad (presentada en Turismo).
• Las escrituras, las notas simples o, en su caso, el contrato de gestión de la propiedad.

Si todo es correcto, una vez facilitados estos documentos, las fuerzas de seguridad procederán a facilitarle usuario y contraseña. 

¿Cómo envía Chekin los datos a las autoridades? ¿Cómo funciona esta sincronización? 

Una vez se nos haya asignado un nombre de usuario y una contraseña por parte de las autoridades, todo es muy sencillo. 

Para la sincronización, solo tendrás que introducir esos datos (usuario y contraseña facilitados anteriormente) para realizar la sincronización con el portal web de la autoridad que corresponda y automatizar el cumplimiento legal del check-in dentro del panel de control de Chekin. 

AUTOMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS LEGALES 

¿Existe alguna forma de automatizar el envío de partes de viajeros a las autoridades?

Con Chekin puedes registrar rápidamente a tus huéspedes estés donde estés a través de un sencillo check-in online.

Tus huéspedes rellenerán sus datos en un formulario online que reciben antes de su llegada al alojamiento, luego firmarán de forma digital el cumplimiento y una vez finalizado el proceso de registro, los datos se enviarán de forma automática a las autoridades. 

Además, los partes de viajeros quedarán almacenados en la nube y se te enviarán por correo en caso de que los necesites. Fácil, seguro y cumpliendo con la ley.

¿Es legal hacer el registro de viajeros de forma 100% online?

Si, los partes de entrada de viajeros pueden ser cumplimentados tanto por procedimientos manuales como por procedimientos informáticos. Ahora, independientemente de que el proceso se realice de forma manual o automática, el viajero deberá firmar dicho parte de manera inexcusable.

¿Es legal la firma electrónica para partes de viajeros?

Según la Ley 59/2003 de firma electrónica, en el art. 3.7 y siguientes se especifica que los documentos firmados electrónicamente a que se refiere el articulado (entre los que se encuentran los documentos privados) tendrán el valor y eficacia jurídica que corresponda a su naturaleza.

Además, el Reglamento Europeo 910/2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en la UE (Reglamento eIDAS), en su art. 25 específica que “no se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de serlo por ese medio o porque no cumpla los requisitos de firma electrónica cualificada” (es decir, con certificado electrónico).

¿Qué quiere decir esto? Pues ni más ni menos que la firma electrónica será totalmente equiparable a un medio manuscrito y producirá los mismos efectos legales.

¿Cómo obtiene Chekin la información de los viajeros que requieren las autoridades?

Chekin obtiene la información mediante la lectura de documentos de identidad, gracias a la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Se trata de un método de digitalización de textos que sólo extrae los datos estrictamente necesarios.

¿Cómo procesa Chekin esos datos?

Mediante la aplicación, la información extraída se vuelca directamente en los partes de de viajeros. En ningún caso se toman fotografías o se guardan copias de los documentos de identidad; ya que sería ilegal.

¿Son aceptados por la ley los partes de viajeros y libros de registro que automáticamente genera Chekin?

Por supuesto. Los partes de entrada de viajeros que genera Chekin y que se envían automáticamente a las autoridades se ajustan a los modelos estándares establecidos por El Gobierno de España. Todos son debidamente firmados y almacenados de forma telemática en libros de registro de 500 páginas máximo, cada uno. Tal y como dicta la ley.Otras preguntas sobre Chekin y la legalidad en el siguiente enlace.

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